Software für Alltagshilfe & Alltagsbegleitung Mehr Mensch.
Weniger Büro.
Einsätze planen. Leistungen dokumentieren. Mit Pflegekassen abrechnen. Deine Alltagshilfe-Software. Alles an einem Ort.
30 Tage kostenlos · Keine Kreditkarte · Monatlich kündbar
Drei Schritte zum digitalen Betrieb
Helfer hat die App
Mobile-Web-App auf dem Handy — kein Download nötig. Check-in beim Kunden mit einem Klick, Aufgaben abhaken, Kunde unterschreibt mit dem Finger auf dem Display.
Cockpit erfasst alles automatisch
Du siehst live in der Übersicht: Wer ist gerade unterwegs, wie viel Umsatz heute, welche Vollmachten fehlen noch — als hättest du eine Aktien-App, nur für deinen Pflege-Betrieb.
Monatsende = ein Klick
Rechnungen an die Pflegekassen werden generiert, SEPA-Sammelauftrag für die Helfer-Lohnzahlungen geladen, fertig. Was sonst vier Stunden dauert, läuft in vier Minuten.
So sieht dein Betrieb digital aus
Entdecke die aktuellen Cockpit-Ansichten mit anschaulichen Beispieldaten. Vergrößere die Vorschauen, um Filter, Budgets, Stundenplanung und Rechnungsabläufe im Detail anzusehen. Beim ersten Login kannst du Helferdesk mit einem Beispielbetrieb ausprobieren.
Jede Betreuung auf einer Karte
Pflegegrad, Kasse und Dokumente auf einen Blick. Suche und Filter führen zum passenden Kunden; Zeitbudget und geplante Einsätze zeigen, wie viel Betreuung noch möglich ist.
- Suche, Pflegegrad-, Stammhelfer- und Statusfilter
- Vollmacht & Pflegevertrag digital — Status farbig markiert
- Zeitbudget: verbraucht, geplant und noch frei je Kunde
Die ganze Woche als Teamübersicht
Eine Zeile pro Helfer, eine Spalte pro Tag: Die Teamansicht zeigt Einsätze, freie Tage und die Wochenstunden nebeneinander. So erkennst du auf einen Blick, wer wann eingeplant ist.
- Helfer-, Kunden- und Statusfilter; Team-, Wochen- und Monatsansicht
- Status live: geplant → läuft → erledigt → abgerechnet
- Serientermine erkennen und Einsätze bei Ausfällen umverteilen
Dein Team, sauber sortiert
Selbständig, Minijob, Teilzeit oder Vollzeit — jede Beschäftigungsart wird richtig behandelt. Anerkennung und Erste-Hilfe-Kurs werden überwacht, du siehst rechtzeitig, wenn etwas abläuft.
- Beschäftigungsart je Helfer: Selbständig, Minijob, Teilzeit, Vollzeit
- Anerkennung & Erste-Hilfe-Kurs automatisch im Blick
- Wochenstunden: geleistet, geplant und noch frei
Kassen-Abrechnung auf Knopfdruck
Pflegekassen- und Privatrechnungen in einem Arbeitsablauf: Dokumente prüfen, Versand vorbereiten und Zahlungen erfassen. Sammelversand, offene Beträge und Zahlungserinnerungen sind direkt erreichbar.
- § 45b Entlastung, § 37(3) Beratung, § 39 Verhinderungspflege
- Drei Schritte: Prüfen → Versand → Zahlung
- Überfällige private Rechnungen erkennen und freundlich erinnern
Jede Betreuung auf einer Karte
Pflegegrad, Kasse und Dokumente auf einen Blick. Suche und Filter führen zum passenden Kunden; Zeitbudget und geplante Einsätze zeigen, wie viel Betreuung noch möglich ist.
- Suche, Pflegegrad-, Stammhelfer- und Statusfilter
- Vollmacht & Pflegevertrag digital — Status farbig markiert
- Zeitbudget: verbraucht, geplant und noch frei je Kunde
Die ganze Woche als Teamübersicht
Eine Zeile pro Helfer, eine Spalte pro Tag: Die Teamansicht zeigt Einsätze, freie Tage und die Wochenstunden nebeneinander. So erkennst du auf einen Blick, wer wann eingeplant ist.
- Helfer-, Kunden- und Statusfilter; Team-, Wochen- und Monatsansicht
- Status live: geplant → läuft → erledigt → abgerechnet
- Serientermine erkennen und Einsätze bei Ausfällen umverteilen
Dein Team, sauber sortiert
Selbständig, Minijob, Teilzeit oder Vollzeit — jede Beschäftigungsart wird richtig behandelt. Anerkennung und Erste-Hilfe-Kurs werden überwacht, du siehst rechtzeitig, wenn etwas abläuft.
- Beschäftigungsart je Helfer: Selbständig, Minijob, Teilzeit, Vollzeit
- Anerkennung & Erste-Hilfe-Kurs automatisch im Blick
- Wochenstunden: geleistet, geplant und noch frei
Kassen-Abrechnung auf Knopfdruck
Pflegekassen- und Privatrechnungen in einem Arbeitsablauf: Dokumente prüfen, Versand vorbereiten und Zahlungen erfassen. Sammelversand, offene Beträge und Zahlungserinnerungen sind direkt erreichbar.
- § 45b Entlastung, § 37(3) Beratung, § 39 Verhinderungspflege
- Drei Schritte: Prüfen → Versand → Zahlung
- Überfällige private Rechnungen erkennen und freundlich erinnern
Ohne Anmeldung. Mit Beispieldaten.
Die ganze App passt aufs Handy
Deine Helfer brauchen kein Cockpit — nur ihr Smartphone. Drei Schritte vom Tagesplan bis zur digitalen Unterschrift.
Tagesplan auf einen Blick
Jeder Helfer öffnet morgens die App und sieht seinen kompletten Tag — jeden Einsatz mit Adresse, Uhrzeit und den vereinbarten Aufgaben. Kein Anruf im Büro, kein Zettel im Auto.
- Nächster Einsatz mit Uhrzeit, Kunde und Ort im Blick
- Aufgaben je Termin schon hinterlegt, nichts wird vergessen
- Tagesfortschritt und geplante Zeiten direkt im Blick
Einsatz mit einem Tipp
Ein Tipp startet den Einsatz: Live-Timer läuft, GPS bestätigt den Ort, erledigte Aufgaben werden abgehakt. Die geleisteten Stunden zählen sich von selbst — und landen sekundengenau im Cockpit.
- Live-Timer mit geplanter Dauer und Fortschritt
- Standortnachweis beim Check-in, mit angezeigter GPS-Genauigkeit
- Aufgaben abhaken, kurze Notiz erfassen, fertig
Digital unterschrieben
Am Ende bestätigt die Kundin den Leistungsnachweis mit ihrer Unterschrift direkt auf dem Handy — rechtssicher und papierlos. Damit ist der Einsatz sofort abrechnungsbereit für die Pflegekasse.
- Leistungsnachweis mit Datum, Dauer und Leistung
- Unterschrift direkt auf dem Touchscreen
- Sofort bereit für die §45b-Abrechnung mit der Kasse
Tagesplan auf einen Blick
Jeder Helfer öffnet morgens die App und sieht seinen kompletten Tag — jeden Einsatz mit Adresse, Uhrzeit und den vereinbarten Aufgaben. Kein Anruf im Büro, kein Zettel im Auto.
HELFERDESK
Weniger Papierkram.
Mehr Umsatz!
Ein Mensch. Alles im Blick.
Kontaktdaten, Budget, Dokumente und Einsätze in einer Kundenakte.
Alle Funktionen ansehenFunktionen ausblenden
Planen & durchführen
Mobile Einsatz-App
GPS-Check-in, Aufgaben und digitale Unterschrift begleiten den Einsatz. Vorbereitete Einsätze lassen sich bei unterbrochener Verbindung dokumentieren; der Übertragungsstatus bleibt sichtbar.
- Tagesverlauf „Heute“ mit Check-in und Check-out
- Fehlende Unterschriften erkennen und nachholen
- Vorbereitete Offline-Einsätze; Beratungsbesuche benötigen einen Online-Abschluss
- Leistungsnachweis direkt am Handy unterschreiben
- Vollmacht & Pflegevertrag vor Ort vorlegen
- Fahrtkosten automatisch — aus der Route oder per Tacho-Foto
Dispo & Verfügbarkeit
Plane mit Verfügbarkeiten und Fahrzeiten. Filtere nach Helfer oder Kunde und finde Namen direkt über die Suche. Hinweise machen auf enge Übergänge und Konflikte aufmerksam.
- Wiederkehrende Einsätze – auch täglich an gewählten Wochentagen oder alle vier Wochen
- Kennenlernen & Erstberatung kostenlos anlegen
- Kombi-Besuch: zwei Leistungen in einem Termin
Dokumente per Klick
Vollmacht, Pflegevertrag, Leistungsnachweis und Rechnung als sauberes PDF — mit deinem Logo, druckfertig.
- Digitale Unterschrift oder Foto der Papier-Version
- Papier-Dokumente nachträglich fotografieren & ablegen
Abrechnen
Vier Leistungen, sauber getrennt
§ 45b Entlastungsbetrag, § 37 Abs. 3 Beratung, § 39 Verhinderungspflege und neu die Haushaltshilfe (§ 24h/§ 38 SGB V) — je eigene Rechnung und eigener Nachweis. Am Monatsende ein Klick.
Von der Rechnung bis zur Zahlung
Prüfen, versenden und Zahlungen erfassen: Der Rechnungsablauf führt durch die nächsten Schritte. Offene Kundenanteile und überfällige private Rechnungen bleiben sichtbar.
- Zahlungserinnerungen im eigenen Rechnungsdesign vorbereiten
- Schreiben prüfen, selbst versenden oder drucken – kein automatischer Mahnversand
- Sammelversand und direkte Kassenmail bei freigeschaltetem Versand
Bundesweit abrechnen
Beliebig viele IK-Nummern für alle 16 Bundesländer. Helferdesk wählt automatisch die richtige — nach dem Wohnort des Betreuten.
Entlastungskonto im Blick
Das § 45b-Budget je Kunde mit Ansparverlauf und Warnung vor dem 30.6.-Verfall. Kein verschenktes Geld, keine bösen Überraschungen.
- Restbudget in Stunden statt Kleingedrucktem
- Budget-Auskunft an die Kasse per Brief
- Bekannten Guthabenstand direkt beim Kunden eintragen
Steuern & absichern
Betriebssteuerung
Betriebsergebnis, Fixkosten und Personal-Wirtschaftlichkeit je Angestelltem — eine BWA-light für deinen Betrieb, ohne Warten aufs Steuerbüro.
- Umsatz & Auslastung je Monat
- Wirtschaftlichkeit je Helfer
- Nächsten Monat anhand geplanter Einsätze einschätzen
- Erfasste und geplante Stunden im Team unterscheiden
- Auswertung & Wirtschaftlichkeit ab Team
Teamleitung & Bürozugänge
Ab Team arbeiten Leitung und Büro mit eigenen Zugängen. Die Teamleitungsrolle unterstützt den operativen Alltag mit passenden, eingeschränkten Rechten.
Bürozeit & Arbeitszeit
Verwaltungszeit ohne Einsatz — Koordination, Telefon, Papierkram — landet automatisch im Lohn. Per Stoppuhr oder einfach nachgetragen.
SEPA & Lohn-Nachweis
Selbständige per SEPA-Sammelauftrag (pain.001-XML für alle deutschen Banken), Angestellte über den Monats-Stundennachweis.
- Einsatz-, Fahrt- und Bürozeit fließen zusammen in den Lohn
- Lohnlauf mit Vorschau vor der Freigabe
DSGVO-konform
Daten in Frankfurt, verschlüsselt, jederzeit komplett exportierbar. Keine US-Server. Kein Tracking. Audit-Log inklusive.
Für wachsende Betriebe · Multistandorte
Mehrere Standorte.
Ein zentraler Überblick.
Jeder Standort arbeitet mit eigenen Kunden, Helfern, Einsätzen und Rechnungen. Als Unternehmensinhaber wechselst du zwischen den Arbeitsbereichen und siehst die Rechnungszahlen deiner Standorte in einer gemeinsamen Übersicht.
- Getrennte Arbeitsbereiche: Daten und Zuständigkeiten bleiben dem jeweiligen Standort zugeordnet.
- Zentral vergleichen: Rechnungsbeträge und offene Posten nach Standort und Zeitraum auswerten und als CSV exportieren.
- Im Team zusammenarbeiten: Eigene Betriebsleitung je Standort; ab Team stehen zusätzliche Zugänge für Büro und Teamleitung bereit.
Jeder Standort erhält einen eigenen, passend gewählten Tarif.
Tarife je Standort ansehen →Alle Standorte im Blick
Alle Standorte ▾September 2026 · 3 Standorte
Rechnungsvolumen
24.800 €
Offene Beträge
4.200 €
Standortvergleich · Rechnungen · Verantwortliche
Vier Leistungen, eine Software
Was Pflege- und Krankenkasse zahlen, rechnest du hier ab — jeden Weg mit eigenem Budget, eigenem Nachweis und eigener Rechnung. Ohne dass sich etwas vermischt.
Entlastungsbetrag
131 €/Monat für Pflegegrad 1–5. Rechnung direkt an die Pflegekasse, Abtretung digital unterschrieben, Entlastungskonto mit Ansparverlauf und Warnung vor dem 30.6.-Verfall.
Beratungseinsätze
Der Pflicht-Beratungsbesuch bei Pflegegeld-Bezug. Fester Betrag je Besuch, budgetfrei, mit eigenem Beratungsprotokoll — sauber getrennt von der § 45b-Abrechnung.
Verhinderungspflege
Bis 3.539 €/Jahr, wenn die Pflegeperson ausfällt. Stunden × Satz, Jahresbudget immer im Blick, eigene Rechnung an die Kasse.
Haushaltshilfe
Neu: Haushaltshilfe bei Schwangerschaft (§ 24h) und Krankheit (§ 38) — über die Krankenkasse, mit deutlich höherem Stundensatz. Eigener Kundentyp ohne Pflegegrad, eigenes Stunden-Kontingent, eigene Rechnung. (ab Team-Tarif)
Wer dahintersteckt
Moin, ich bin Wilhelm.
Ich habe Helferdesk in Achim bei Bremen gebaut, weil ich gesehen habe, wie viel Zeit Helferbetriebe jeden Monat mit Excel-Listen, Papier-Quittungen und der Abrechnung verlieren. Helferdesk ist die Software, die dafür gefehlt hat: einfach genug für den Feierabend am Küchentisch — wasserdicht für die Pflegekasse.
Bei Fragen erreichst du mich direkt — kein Callcenter, keine Warteschleife: 04202 5061086
Wilhelm Meister · Gründer · Achim bei Bremen
Deine Daten sind sicher — und bleiben deine
Du arbeitest mit sensiblen Daten. Deshalb ist Datenschutz bei Helferdesk kein Nachgedanke, sondern eingebaut.
Verschlüsselt & DSGVO-konform
Alle Verbindungen verschlüsselt, jede Verarbeitung nach DSGVO. Kein Tracking, kein Weiterverkauf deiner Daten.
Server in Frankfurt
Deine Daten und die deiner Betreuten liegen in Deutschland (EU) — keine US-Server.
Audit-Log & AVV
Jeder Zugriff wird protokolliert. Auftragsverarbeitungs-Vertrag nach Art. 28 DSGVO auf Anfrage.
Deine Daten bleiben deine
Jederzeit als CSV exportierbar, auf Wunsch vollständig gelöscht. Du behältst die Kontrolle.
Einfach. Fair.
Monatlich kündbar.
Keine Einrichtungs-Gebühr. Keine versteckten Kosten. 30 Tage kostenlos testen — keine Kreditkarte nötig.
Zur Einordnung: Bleibt nur eine einzige § 45b-Abrechnung im Monat liegen, sind das schon 131 € — mehr, als der größte Tarif kostet.
- Kunden, Einsätze & Dokumente verwalten
- Helfer-App + GPS-Check-in
- Pflegekassen- & Privatrechnungen
- Zahlungserinnerungen vorbereiten
- SEPA-Export für deine Bank
- DSGVO-konform · EU-Hosting
- Alles aus Solo
- Bis 3 Helfer
- Helfer-Einladungen mit Magic-Link
- SEPA-Sammelaufträge für Honorare
- Prioritäts-Support per E-Mail
- Alles aus Mini
- Bis 10 Helfer
- Lexware-Office-Anbindung inkl. automatischer Übertragung
- DATEV-Export (auch für Lexware Desktop)
- Wirtschaftlichkeit inkl. Vorschau auf den nächsten Monat
- Haushaltshilfe § 24h/§ 38 SGB V
- Eigene Zugänge für Büro & Teamleitung
- Audit-Log + Compliance-Export
- Onboarding-Telefonat
- Alles aus Team
- Unbegrenzte Helfer
- Mehrere IK-Nummern / Bundesländer
- Kassen-Anbindung (in Vorbereitung)
Preise zzgl. MwSt. · 30 Tage kostenlos testen · Der Test endet automatisch — keine Abbuchung möglich · Jährlich zahlen = 2 Monate geschenkt · Jederzeit zum Laufzeitende kündbar.
Unsicher, welcher Tarif zu dir passt?
In 15 Minuten gemeinsam anschauen →Was die meisten wissen wollen
Für wen ist Helferdesk gemacht?
Für anerkannte Anbieter von Angeboten zur Unterstützung im Alltag nach § 45a/b SGB XI — Alltagshilfe-Dienste, Betreuungsdienste, Alltagsbegleiter und Alltagshelfer, Seniorenbetreuung und Nachbarschaftshelfer, die den Entlastungsbetrag (§ 45b), Beratungseinsätze (§ 37 Abs. 3) und die Verhinderungspflege (§ 39) mit den Pflegekassen abrechnen. Nicht gedacht für die körperbezogene Grundpflege nach § 36 SGB XI — die bleibt zugelassenen Pflegediensten vorbehalten.
Brauche ich eine Anerkennung als Alltagshilfe-Anbieter?
Ja, für die direkte Abrechnung mit der Pflegekasse brauchst du eine Anerkennung nach § 45a SGB XI (in jedem Bundesland heißt das etwas anders — AnerkVO in NDS, AnFöVO in BY, etc.). Helferdesk unterstützt dich beim Tracking der Anerkennungs-Daten und warnt rechtzeitig vor Ablauf.
Lohnt sich Helferdesk auch bei nur wenigen Kunden?
Ja. Schon eine einzige § 45b-Abrechnung im Monat sind 131 € — mehr als der Solo-Tarif (19 €/Monat) kostet. Ab der ersten sauber eingereichten Rechnung trägt sich die Software selbst; alles darüber ist gewonnene Zeit. Es gibt keine Mindest-Kundenzahl und keine Einrichtungsgebühr.
Ich bin nicht besonders technikaffin — komme ich damit klar?
Dafür ist Helferdesk gemacht: einfach genug für den Feierabend am Küchentisch. Das Cockpit läuft im Browser, die Helfer-App ohne Download aus dem App-Store. Die Ersteinrichtung dauert rund 20 Minuten, es gibt eine Schritt-für-Schritt-Anleitung — und wenn du nicht weiterkommst, erreichst du den Gründer direkt am Telefon (04202 5061086).
Wie aufwendig ist der Umstieg von Excel und Papier?
Überschaubar: Du musst keine alte Historie migrieren. Du legst deine aktiven Kunden und Helfer einmal an — oder lädst beim ersten Login Beispiel-Daten, um alles risikofrei auszuprobieren — und rechnest ab dem laufenden Monat digital ab. Deine alten Excel-Listen kannst du behalten; Helferdesk ersetzt sie ab jetzt, statt sie umzuschreiben.
Funktioniert die Software in meinem Bundesland?
Alle 16 Bundesländer. Du kannst pro Bundesland eine eigene IK-Nummer hinterlegen — Helferdesk wählt bei jeder Rechnung automatisch die richtige nach der PLZ des Betreuten. So rechnest du auch länderübergreifend sauber ab. Die Spezifika der Anerkennungs-Verordnungen und die jeweiligen Anforderungen an die Rechnungsstellung sind berücksichtigt.
Welche Kassen-Leistungen kann ich abrechnen?
Alle drei ambulanten Leistungen der Alltagshilfe: den Entlastungsbetrag nach § 45b (131 €/Monat), Beratungseinsätze nach § 37 Abs. 3 (Pflicht-Beratungsbesuch, budgetfrei) und die Verhinderungspflege nach § 39. Jede Leistungsart hat ihre eigene Rechnung, ihr eigenes Budget und ihren eigenen Nachweis — Helferdesk hält sie sauber getrennt.
Was passiert nach den 30 Tagen Test?
Nichts, was Geld kostet: Wir haben keine Zahlungsdaten von dir — es kann also gar nichts automatisch abgebucht werden. Du entscheidest aktiv, ob du einen Tarif buchst. Tust du nichts, pausiert dein Konto einfach; deine Daten bleiben 90 Tage erhalten und sind jederzeit exportierbar.
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich kündige?
Komplett-Export als CSV-Paket (ZIP) jederzeit auf einen Klick. Nach Kündigung werden deine Daten 90 Tage aufbewahrt (falls du dich umentscheidest), danach unwiderruflich gelöscht.
Brauche ich besondere Geräte?
Nein. Das Cockpit läuft im Browser auf jedem Laptop oder Tablet. Die Helfer-App auf jedem Smartphone — als „App zum Homescreen hinzufügen“, ohne Download aus dem App-Store.
Was, wenn ein Helfer kein Smartphone hat?
Du kannst Einsätze auch nachträglich im Cockpit erfassen — z. B. nach einem Telefonat mit dem Helfer am Abend. Aber: 95 % aller Helfer haben heute ein Smartphone, und die App läuft schon ab Android 8 / iOS 14.
Wer hilft mir beim Einrichten?
Im Team-Tarif: ein 30-minütiger Telefon-Termin gratis bei Anmeldung. In allen Tarifen: schriftliche Einrichtungs-Anleitung, FAQ-Bereich und E-Mail-Support innerhalb von 24 Stunden. Oder ruf einfach an: 04202 5061086.
Wie sicher sind die Daten meiner Kunden?
Sehr. Deine Daten liegen auf Servern in Frankfurt am Main (DSGVO-konform), alle Verbindungen sind verschlüsselt, jeder Zugriff wird protokolliert — und wir teilen keine Daten mit Dritten, auch nicht zu Marketing-Zwecken.
Noch nicht so weit?
Hol dir das kostenlose Starter-Kit: Leistungsnachweis-Vorlage, Abtretungserklärung und § 45b-Leitfaden — sofort nutzbar, auch ganz ohne Helferdesk.
Bereit zum Durchatmen?
In 20 Minuten ist dein Helferdesk-Cockpit startklar. 30 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte, monatlich kündbar.