Eine Stunde Bürokratie
pro Helfer-Einsatz? Nicht mehr.
Helferdesk bündelt Helfer-Disposition, Klienten-Vollmachten und Pflegekassen-Abrechnung in einem Cockpit. Ohne Excel, ohne Papier, ohne Mahnungen.
Solo-Tarif dauerhaft 0 €. Keine Kreditkarte. Monatlich kündbar.
Kennst du das?
Fünf typische Reibungspunkte aus dem Anbieter-Alltag — und was sich mit Helferdesk ändert.
Drei Schritte zum digitalen Betrieb
Helfer hat die App
Mobile-Web-App auf dem Handy — kein Download nötig. Check-in beim Kunden mit einem Klick, Aufgaben abhaken, Kunde unterschreibt mit dem Finger auf dem Display.
Cockpit erfasst alles automatisch
Du siehst live in der Übersicht: Wer ist gerade unterwegs, wie viel Umsatz heute, welche Vollmachten fehlen noch — als hättest du eine Aktien-App, nur für deinen Pflege-Betrieb.
Monatsende = ein Klick
Rechnungen an die Pflegekassen werden generiert, SEPA-Sammelauftrag für die Helfer-Auszahlungen geladen, fertig. Was sonst vier Stunden dauert, läuft in vier Minuten.
Alles, was ein Helfer-Betrieb wirklich braucht
Kein Excel mehr. Kein Papier. Keine Mahnungen. Helferdesk vereint Planung, Abrechnung und Auszahlung in einer einzigen App.
Mobile Einsatz-App
Helfer arbeitet mit Handy in der Tasche — GPS-Check-in, Aufgaben-Checkliste, digitale Quittung. Funktioniert auch im Funkloch (Offline-Modus).
Abtretungsvollmacht digital
Beim Erst-Besuch unterschreibt der Kunde direkt auf dem Tablet — PDF wird automatisch generiert, jederzeit ausdruckbar.
Pflegekassen-Rechnungen
Automatisch aus erledigten Einsätzen erzeugt. DIN-A4-Druck oder PDF, mit allen Pflichtangaben nach § 45b SGB XI.
SEPA-Auszahlungen
pain.001-XML für alle deutschen Banken + CSV-Fallback. Sammelauftrag hochladen, TAN-Freigabe, alle Helfer in einem Rutsch bezahlt.
Live-Cockpit
Umsatz-Trend, Marge, Aufmerksamkeits-Liste, Top-Kunden, Top-Helfer — wie eine Finanz-App, nur für deinen Betrieb.
DSGVO-konform
Daten in Frankfurt, verschlüsselt, jederzeit komplett exportierbar. Keine US-Server. Kein Tracking. Audit-Log inklusive.
So sieht dein Betrieb digital aus
Echte Screens aus dem Cockpit — mit Beispieldaten. Beim ersten Login lädst du auf Wunsch genau diese Demo-Daten und probierst ohne Risiko alles aus.
Karteikarten statt Aktenordner
Pro Kunde eine Übersicht: Pflegegrad, Anschrift, Anerkennungs-Daten, Vollmacht-Status und Einsatz-Historie. Du siehst sofort, wem eine Vollmacht fehlt oder wessen Anerkennung bald abläuft.
- Pflegegrad + Anerkennung pro Bundesland
- Vollmacht digital — Kunde unterschreibt auf dem Tablet
- Voll-Historie aller Einsätze, Stunden und Beträge
Kunden
12 aktiv · 1 Hinweis
Dein Team im Überblick
Wer arbeitet wann, wer ist im Urlaub, wer braucht noch eine IBAN für die Auszahlung. Kein Hinterherrennen nach Stunden-Zetteln am Monatsende — alles läuft automatisch aus den Einsätzen ein.
- Magic-Link-Einladung an die Helfer-E-Mail
- Monatsstunden + Verdienst live aus den Einsätzen berechnet
- Banking-Daten geprüft, IBAN-Validierung vor jedem SEPA-Lauf
Helfer
4 aktiv · 65 h diesen Monat · 1 IBAN fehlt
Wochenplan auf einer Seite
Drag-and-drop in den Wochenkalender — Helfer und Kunde sind verknüpft, Stunden und Rate automatisch. Helfer sehen ihren Tag in der App, du behältst die Übersicht im Cockpit.
- Wochenkalender mit allen Helfern in Spalten
- Status pro Einsatz: geplant → läuft → erledigt → abgerechnet
- Auto-Berechnung: Dauer × Rate, Kunden- und Helfer-Anteil
Einsätze · KW 22
6 geplant · 1 läuft gerade · 11,5 h
Einfach. Fair. Monatlich kündbar.
Keine Einrichtungs-Gebühr. Keine versteckten Kosten. Solo-Helfer bleiben für immer kostenlos.
- Alle Cockpit-Funktionen
- Helfer-App + GPS-Check-in
- Pflegekassen-Rechnungen
- SEPA-Export für deine Bank
- DSGVO-konform · EU-Hosting
- Alles aus Solo
- Bis zu 5 Helfer-Accounts
- Helfer-Einladungen mit Magic-Link
- Auszahlungs-Sammelaufträge
- Prioritäts-Support per E-Mail
- Alles aus Mini-Team
- Bis zu 15 Helfer-Accounts
- Mehrere Admin-Zugänge (Backoffice)
- Audit-Log + Compliance-Export
- Onboarding-Telefonat
Preise inkl. MwSt. Alle Tarife jederzeit zum Monatsende kündbar. Wechsel zwischen Tarifen jederzeit möglich.
Was die meisten wissen wollen
Brauche ich eine Anerkennung als Alltagshilfe-Anbieter?
Ja, für die direkte Abrechnung mit der Pflegekasse brauchst du eine Anerkennung nach § 45a SGB XI (in jedem Bundesland heißt das etwas anders — AnerkVO in NDS, AnFöVO in BY, etc.). Helferdesk unterstützt dich beim Tracking der Anerkennungs-Daten und warnt rechtzeitig vor Ablauf.
Funktioniert die Software in meinem Bundesland?
Alle 16 Bundesländer. Wir kennen die Spezifika der Anerkennungs-Verordnungen und haben die jeweiligen Anforderungen an die Rechnungsstellung berücksichtigt.
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich kündige?
Komplett-Export als CSV-Paket (ZIP) jederzeit auf einen Klick. Nach Kündigung werden deine Daten 90 Tage aufbewahrt (falls du dich umentscheidest), danach unwiderruflich gelöscht.
Brauche ich besondere Geräte?
Nein. Das Cockpit läuft im Browser auf jedem Laptop oder Tablet. Die Helfer-App auf jedem Smartphone — als „App zum Homescreen hinzufügen“, ohne Download aus dem App-Store.
Was, wenn ein Helfer kein Smartphone hat?
Du kannst Einsätze auch nachträglich im Cockpit erfassen — z. B. nach einem Telefonat mit dem Helfer am Abend. Aber: 95 % aller Helfer haben heute ein Smartphone, und die App läuft schon ab Android 8 / iOS 14.
Wer hilft mir beim Einrichten?
Im Team-Tarif: ein 30-minütiger Telefon-Termin gratis bei Anmeldung. In allen Tarifen: schriftlicher Onboarding-Guide, FAQ-Bereich und E-Mail-Support innerhalb von 24 Stunden.
Wie sicher sind die Daten meiner Kunden?
Sehr. Wir hosten in Frankfurt (Supabase EU-Central-1, DSGVO-konform), verschlüsseln alle Datenbank-Verbindungen, schreiben alle Zugriffe in ein Audit-Log, und teilen keine Daten mit Dritten — auch nicht zu Marketing-Zwecken.
Bereit zum Durchatmen?
In 20 Minuten ist dein Helferdesk-Cockpit startklar. Solo-Tarif dauerhaft kostenlos, keine Kreditkarte, monatlich kündbar.